Excel,スプレッドシートの上位互換!?最強タスク管理ツール「AirTable」

みなさん、タスク管理ってどうしてますか?どんな業界・どんな職種・どんな作業でも、タスク管理無しでは進みませんよね。
「タスク管理を制すものが、仕事を制する」といっても過言ではないかもしれません。

世の中にはいろんなサービスがあります。

  • Microsoft365やGoogleなどの有名サービス
  • TrelloやAsanaといった海外サービス
  • BacklogやChatworkなどの国産サービス

など、色々ありますよね。また、ひとえにタスク管理、と言っても

  • 営業管理
  • 事務管理
  • プロジェクト管理
  • 経理管理

などなど、会社の事業が拡大すればするほど、やることが多くなります。
それぞれの業務に特化したタスク管理ツールというのは世の中にたくさんありますが、複数のタスク管理ツールを導入することは非常にBADな選択肢です。

それぞれのタスクはいろんな業務と紐づいているため、各部門で管理の方法がバラバラだと、管理者(経営陣)・使用者(社員)それぞれ多くのデメリットを抱えることになります。

管理者のデメリット】
・部署横断的に業務を把握できない
・トラブルが発生した時に、どこのタスクが問題だったのかを確認するのに手間がかかる
・複数ツールの費用支払いや契約管理の手間がかかる

主に上記3つが非常に重いデメリットだと思います。「タスク管理ツール」がタスクを増やしてしまっていたら本末転倒ですよね。また、使用者側としても

【使用者のデメリット】
・覚えることが多い
・どの業務についてはどのタスク管理ツールに情報を入れたら良いかわからなくなる
・同じことをいろんなところに書かなければならない
・部署異動をした時に覚える業務が増えてしまう

といったことはデメリットだと思います。
「生産性の向上」「業務効率化」が重要視され始めてからそれなりの年数が経ちましたが、いまだに多くの企業で上記に述べたような「非生産的」「非効率」な業務が残ってしまっている、と言うのが現状です。

自社の事業を拡大する、新規事業に乗り出す、というのは金銭的・人的・時間的余裕がないとできないものです。
そのために、「資金調達」「人材採用・教育」といった手法が存在するのですが、これらは時間もかかりますし、必ずしも希望通りにことが運ぶことの方が少ないです。

なので、それらの手法を取る前に、まずは既にある業務の効率化の見直しからスタートすることをお勧めします。
前置きが長くなりましたが、今回はそんな「業務効率化」に非常に有用なサービス「AirTable」のご紹介です。

最強タスク管理ツール「AirTable」とは?

AirTableとは、クラウド型のデータベース作成サービスです。
運営元サイトより抜粋しますと、

Create solutions that mirror your business
Move work forward faster with no-code apps that perfectly match your team’s agility and scale.

【Google翻訳】ビジネスを反映したソリューションを作成する
チームの敏捷性と規模に完全に一致するノーコードアプリを使用して、作業をより迅速に進めます。

これだけだと、なんのことかよくわからないので簡単に言ってしまうと、

1.オンラインでいろんな人と共有で使えるExcelのようなもの

であり

2.Excelをもっと見やすく、かつ自由な表示方法に変更できるもの

です。


オンラインで、いろんな人と共有で使える

AirTableを使うのには、特定のアプリやソフトウェアのダウンロードは不要です。
Microsoft EdgeやSafari、Google Chromeなどのウェブブラウザから利用することができます。

実際に利用を開始する場合、
①利用登録(サインアップ)を行う
②自分用のワークスペース(自分の使うデータを保管する倉庫のようなもの)に、データを作成(もしくはCSVやExcelをインポート)をする
③共同で編集したい人間を招待する

という流れで利用をします。

共同で編集ができる理由は、このAirTableのデータは全てクラウド上で管理されているからです。
クラウド上で管理、というのは簡単にいうと、
「データをパソコン上に保存するのではなく、クラウドサービス運営側の用意したデータベース(データを保管する箱)に保存し、インターネットを介してユーザーはデータベースにアクセスし、データを閲覧・編集する」
というものです。

このクラウド型サービスはここ数年でかなりメジャーなものとなっています。GMailやGoogleスプレッドシートなどもクラウド型サービスですし、他にもOneDriveやDropBoxなどもクラウドサービスとして非常にメジャーなものですね。

下記は、AirTableの実際の利用している画面です。
弊社ではお客様リストの管理や、WEBサイト制作のタスク管理、経理管理、営業成績の分析などに利用しているのですが、基本的にはExcelやスプレッドシートとほぼ同じ操作感でデータの入力・管理を行なっています。

基本的にはExcelやスプレッドシートと同じようにデータを入力して使えるのが非常に便利ですね。

もちろんデータの並び替えやフィルター機能の利用もできますし、別のデータシートからデータを引っ張ってくるということもできます。
使用感がExcel,スプレッドシートと似ている、というのは他のタスク管理ツールと比べてもかなりの優位性だと思います。


データをもっと見やすく、自由に表示を選べる

「使用感がExcelやスプレッドシートに似ている」だけだと、わざわざAirTableを使う必要はありません。
AirTableの最大の特徴は、
「作ったデータをいろんな見え方に変更できる」
ということです。AirTableに標準実装されている表示方法(ビュー)は

  • リストビュー(グリッドビュー)
  • カンバンビュー
  • カレンダービュー
  • ギャラリービュー
  • タイムラインビュー
  • ガントチャートビュー

この6つです。
ビューひとつひとつを見ていくと、AirTable以外でも実装されていることも多いですが、
「全部のビューに対応している」
「ビューの表示を好きにカスタマイズできる」
「ビューを好きなだけ作成できる」
というのがAirTableの強みです。

大体のタスク管理サービスは、細かな表示の方法や順番を設定できないことが多く、「ちょっとやりづらい・・・」ということが発生しがちです。

リストビュー

下記のような表示方法です。
Excelやスプレッドシートの標準的な表示にもっとも近いものです。
先の章で述べた通り、Excelやスプレッドシートで実施できる「データの並び替え」や「フィルター機能」などはもちろん利用可能です。

また、このリストビューをより見やすくできる機能もAirTableに備わっています。
例えば、リストの項目を「担当別でまとめたい」とか「フェーズ別でまとめたい」といった際に、AirTableの「グルーピング機能」を使えば、下記のような表示を再現することもできます。

上記は、「担当者別」「案件ステータス別」「入金月別」でグルーピングをしている例です。

このように、Excelやスプレッドシートを「より見やすく」する機能がAirTableにはあるため、もともとExcelユーザーだった方でも、比較的利用しやすい設計となっています。

カンバンビュー

タスクの性質や、求めている機能によっては、①のリストビューだけでは難しいこともあります。
そんな時に、他の表示方法(ビュー)を利用してみるのが良いです。

AirTableのすごいところは、「リストビューを他のビューに自動で変換してくれるところ」です。

タスクを一つのカードにして、付箋を貼ったり剥がしたりする要領でタスクを動かせる「カンバンビュー」もAirTableは対応しています。
海外のタスク管理ツール「Trello」などはこの「カンバンビュー」に特化したサービスですね。

業務の担当者がよく変わる
場合や、
掲示板のように視覚的に案件の状況を確認したい
といった場合に有用な表示方法です。

カレンダービュー

カレンダービューは文字通り、タスクをカレンダー上に表示してくれる機能です。
「契約日」「入金日」「納品日」などの日付データをベースに、データをカレンダー表示してくれます。
もちろん、複数日にまたがるデータの表示や、カレンダー上でのドラッグ&ドロップでの日付変更などもできます。

ギャラリービュー

「リストビューだと画像が小さくて少し見づらい」「案件概要を視覚的に見やすくしたい」という場合、ギャラリービューを使ってみるのも一つの選択肢です。
カンバンビューに近いものではありますが、カンバンビューとは違い、全てのデータがパネル状に並んで表示されます。
「画像をメインに表示させたい」という場合はこちらのビューを利用するのが良いかもしれません。

タイムラインビュー

「週・月ごとの繁閑を見やすくしたい」「担当ごとの現在進行形のタスクが知りたい」という場合、タイムラインビューを利用することがお勧めです。「案件のステータス別」や「担当別」などで色分けができるため、視覚的・直感的に業務の繁閑を把握できます。
複数タスクが並行で進行している場合などは、こちらのビューを利用してみてはいかがでしょうか。

ガントチャートビュー

何かの大規模プロジェクトをスケジューリングする際は、「ガントチャートビュー」を利用するのがお勧めです。
大規模プロジェクトの場合、タスクの前後関係や親子関係といったものが把握できないと、適切なスケジューリング・スケジュール管理ができません。ガントチャートであれば、タスクの前後関係が容易に確認できます。また、マイルストーンの設置なども容易です。
ガントチャートビューは他のタスク管理ツールでも対応していることは多いですが、追加有料アプリの実装が必要だったり、個数が制限されていたりと、軽い気持ちで導入することが難しいビューでもありますが、AitTableのProプランであれば、無制限にガントチャートを作成できます。


価格

ここまで、AirTableの有用性について述べてきましたが、
「実際の価格はどんなもんなの?」というのが気になると思います。
AirTableには
・Freeプラン
・Plusプラン
・Proプラン
・Enterpriseプラン
の4種類のプランがあり、Freeプランであれば、無料で利用ができます!
ただ、Freeプランだと利用できるビューが制限されたりするので、注意が必要です。

Proプランまでは「最初の1ヶ月間はトライアル期間で無料」なので、まずはトライアルでProプランを使ってみて、以降も使っていくかどうか、検討されるのがオススメです!

トライアル期間後の費用は、
・Plusプラン→$10/月 ×ユーザー数
Proプラン→$20/月 ×ユーザー数
・Enterpriseプラン→個別見積もり

となっていますが、現在AirTable社では「ユーザー招待クレジット付与」と称して、
「AirTableに招待した人数×$10」をポイントとしてもらえるキャンペーンを実施しています!

例えば、10人をAirTableに招待すれば、$100(日本円で約11,000円分!!)分無料でAirTableを利用できることになります!

これを上手く使えば、「トライアル期間後も無料で利用できる可能性」があります!


利用登録

上記の利用登録ボタンからアクセスし、
・メールアドレス
・名前
・パスワード
を設定する
だけでOKです!(片山 invited you!と出ますが、片山とは私の名前です笑)

運営会社・利用会社・セキュリティなど

AirTableは「Formagrid」というサンフランシスコにある企業が提供する海外サービスです。
現在では日本語対応はされていませんが、今後日本でユーザーが増えていけば、他企業のタスク管理ツールと同様、日本語対応も時間も問題なのではないかと思います。

利用している会社は、全世界で250,000社以上、有名なところだと「NETFLIX社」や「Shopify社」といった有名企業もこのAirTableを利用しています!


また、海外サービスだからセキュリティが心配・・・という方もいるかもしれませんが、AirTableのサーバーはAmazon社が提供する「AWS」を利用しているので、少なくとも「Amazonと同程度以上のセキュリティ」の中、データを管理することができます。


最後に

改めて、AirTableの魅力をまとめると、

  • Excel、スプレッドシートに慣れている人にとって使いやすい
  • データを用途に応じたさまざまな表示方法(ビュー)で表示できる
  • 営業管理・事務管理・経理管理・プロジェクト管理など、多くのタスク管理に使える
  • 無料で利用を開始できる
  • 強固なセキュリティ体制

です!タスク管理で困っている、タスク管理ツールをどれにしようか迷っている、という方はぜひ、AirTableの利用を検討されてみてはいかがでしょうか?
先にご説明した通り、トライアルは無料なので、少しでもご興味がある場合、下記の利用登録ボタンから登録してみてください!

弊社では今後もタスク管理ツールの紹介や、タスク管理ツール導入支援を行なってまいりますので、
最新情報を常にチェックされたい方は、ぜひメルマガ登録もお願いいたします!

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