片山貴仁 みなさん、タスク管理ってどうしてますか？どんな業界・どんな職種・どんな作業でも、タスク管理無しでは進みませんよね。
「タスク管理を制すものが、仕事を制する」といっても過言ではないかもしれません。
自社（もしくは自身）のタスクを円滑に管理するためには、自社の業務内容やタスクの性質・現在の課題点などから総合的に判断して、最適なタスク管理ツールを選ぶことが大切です。タスク管理ツールは一度導入してしまうと、他のものに変えることが非常に大変ですし、費用もかかります。そのため、タスク管理ツールを選ぶことは慎重に＆深く検討する必要があります。
とはいえ、世の中に多数のタスク管理ツールがある中、「結局どれが自社（自身）に最適なのかわからない」ということも多いと思います。
今回はそんなお悩みを解決するために、
・弊社が推奨する４つのタスク管理ツールのご紹介
・業務別、課題別でどのツールを選ぶべきかのご提案
をさせていただきます。
ぜひ、タスク管理ツールでどれを選んだらいいかの指標にしてみてください。
カンバンボードでのタスク管理と言ったらコレ！「Trello」
Trello（トレロ）はここ数年で一気に定番となったタスク管理ツールです。
タスクをカードのような形で作成でき、それをふせんのようにドラッグアンドドロップすることで、説明不要で直感的に簡単に使える点が魅力です。このように、カードをドラッグアンドドロップで動かして、看板のようにタスクを閲覧できる機能を「カンバンボード」と言います。
Trelloの機能
タスク管理ツール界隈では、「カンバンボードと言ったらTrello」というくらい、Trelloの代表すべき機能ともいえるのが、この「カンバンボード」です。
カードの中に情報を入れていき、情報の概要をカンバンボード上で閲覧ができる、という感じですね。
カードの中身はこのような情報を入れていくことが可能です。
カードの中で、「担当者」「進捗状況」「タスクチェックリスト」「期限設定」などがまとめられるのが特徴です。
添付ファイルの添付や、カード内でのチャット機能もあります。
カードの中にある程度の必要な項目は設けられているので、初期設定などが少なく、比較的導入がしやすいのも、Trelloの魅力ですね。
Trelloのプラン・金額
| プラン | 料金 |
|---|---|
| Free | 無料(ユーザー制限なし、ボード作成は10個まで) |
| Business Class | $10/月（メイン機能全開放） |
| Enterprise | お問い合わせ |
| 項目 | Free | Business Class |
|---|---|---|
| ワークスペース ボード | 最大 10 個 | 無制限使用 |
| 連携機能（Power-Up） | ボードに付き1個 | 無制限使用 |
| 管理者権限 | 細かく権限を調整できる | 全メンバーが管理者 |
| 高度な自動化（Butler） | 一部 | 全使用可 |
| テンプレート | 公開テンプレートの使用のみ | 自作のテンプレートを作成 |
Trelloの短所
初期設定などを少なく、ある意味シンプルにしているからこそのデメリットもあります。それは、
「機能拡張の仕方が分かりづらい」という点です。
「カードの項目を増やしたい」とか「タスクに親子関係をつけたい」とか、「チェックリストに担当者をつけたい」といった際、どうすれば良いかが分かりづらいです。Trelloの機能拡張をする方法として、
・プランをアップグレードする
・「Power-Up」と呼ばれるアプリケーションを追加で実装する
といった方法がありますが、これらの情報が公式HPでも情報が整理されておらず、非常に分かりづらいです。
また、
・表組み（エクセルやスプレッドシート）でタスクを見ることができない
こともデメリットとして挙げられます。Trelloの基本仕様として、「カードでタスクを管理する」というのが根底にあるために、他の表組みのレイアウトなどでタスクを管理できないのはちょっと抵抗感がある人・困る業務の人はいるかもしれません。
Trelloの利用に向いている人・業務、向いていない人・業務はどんなもの？
向いている人・業務
Trelloはカンバンボードに特化したもの、と割り切って、
・タスクの進捗が見たい
・タスクの担当者を知りたい
・現在存在するタスクの個数を視覚的に（ボード画面で包括的に）確認したい
という人にとってはTrelloが一番シンプルで良いと思います。
向いていない人・業務
・数字（金額）を管理したい人
・複数のタスクが連動しているケースが多い業務
・マーケティングオートメーションを図りたい人
はあまりTrelloはお勧めできません。上述した通り、Trelloはタスク間の親子関係の作成や表計算といった業務には若干弱いため、そういう作業がある人・業務についてはTrelloの使用は向いていない、ということになります。
複数プロジェクトを1箇所でモニタリングできる！「Asana」
Asana（アサナ）は、Facebookの共同創業者のDustin Moskovitzと元エンジニアのJustin Rosensteinが、2008年に創設したAsanaのワークマネジメントツールです。
Asanaは、複数タスク・複数プロジェクトを横断して管理できるのが魅力なツールです。
タスク・プロジェクトごとに様々な表示の仕方が選べるのがAsanaの強みです。
Asanaの機能
asanaでは、「タイムライン」「カンバンボード」「カレンダー」「ガントチャート」など多くの表示形式が用意されています。
また、Asanaの独自機能「ポートフォリオ機能」は、管理者・経営者の方のような「業務全体を包括して見たい」という方にはとても便利な機能です。
機能の追加実装などをせずに、ポートフォリオとして業務を包括して見れるのは、Asanaの強みと言えますね。
Asanaのプラン・金額
| プラン | 料金 |
|---|---|
| Basic | 無料(15ユーザーまで) |
| Premium | $9.99/月/ユーザー |
| Business | $23.99/月/ユーザー |
| Enterprise | お問い合わせ |
Asanaの短所
Asanaの短所は、費用の高さです。
無料で利用できる、とは謳われていますが、Asanaの高機能なタイムライン機能・ポートフォリオ機能を利用するためには、Premium以上のプランで登録する必要があります。
また、高機能が既に実装されていることから、「この機能はいらない」「この機能をもう少しこうしたい」といったカスタマイズが難しいことも短所の一つです。
Asanaの利用に向いている人・業務、向いていない人・業務はどんなもの？
向いている人・業務
・タスク、プロジェクトが横断的なことが多い
・全体管理者も使いやすいようにしたい
という人にとってはAsanaは有用かと思われます。
向いていない人・業務
・安価でタスク管理ツールを導入したい
・色々カスタマイズして自社に使いやすい機能を取捨選択したい
はあまりAsanaはお勧めできません。
エンジニアライクなタスク管理ツール！「Notion」
Notionは2018年6月にリリースされ、タスク・Wiki・データベース・メモなどをそなえ、かなり多機能のプロジェクト管理ツールです。
情報を階層化してまとめやすいだけでなく、カンバンやタイムライン（ガントチャート）など、さまざまなビューに変化でき、プロジェクト管理にも便利な機能が付いています。
Notionの機能
Notionは、エンジニアのドキュメント作成でお馴染みのマークダウン方式で記述が可能です。
また、サイト制作界隈でお馴染みのWordPressのような「ブロックエディタ機能」があり、
・見出し
・箇条書き
・テーブルレイアウト
・アコーディオン
・引用
・目次
などを、ブロックエディタとして記述が可能です。
また、タスクに応じて様々な表示方法に変更したり、表示方法を併用できたりするのも、Notionの強みです。
Notionのプラン・金額
| プラン | 月額料金 |
|---|---|
| Personal | $0 |
| Personal Pro | $4 |
| Team | $8 |
| Enterprise | $20 |
| 項目 | Personal | Personal Pro | Team | Enterprise |
|---|---|---|---|---|
| メンバー | 1人 | 1人 | 無制限 | 無制限 |
| バージョン管理 | × | ○ | ○ | ○ |
| タイムライン上限 | 3 | 3 | 5 | 無制限 |
| 管理権限 | × | × | ○ | ○ |
| 新機能の早期使用 | × | × | × | ○ |
Notionの短所
Asanaの短所は、「自由度が高すぎる」ことです。
様々な見せ方や記入の方法があるため、そもそもブロックエディターでの記述に慣れていない、という場合はなかなか使いづらいかもしれません。
また、自由ゆえ、情報のデータベース化が難しくなる可能性があることも短所です。
プロジェクト・タスクの問題点・課題点の検証や、データ取得〜効果検証といった作業をする場合、ある程度データ入力には規則性・制限があった方がよいのですが、Notionの場合それらもある意味自由になっているため、何も決めずに使い始めてしまうと、将来的にデータ検証が難しくなる可能性があります。
Notionの利用に向いている人・業務、向いていない人・業務はどんなもの？
向いている人・業務
・自由なレイアウトを作成したい
・社内ポータル的な使い方をしたい
という人にとってはNotionは有用かと思われます。
向いていない人・業務
・データ検証を実施したい
・細かく期日を設定し、タスクを管理したい
という場合はあまりNotionはお勧めできません。
Excel + タスク管理！？「AirTable」
AirTableは「Formagrid」というサンフランシスコにある企業が提供する海外サービスです。
現在では日本語対応はされていませんが、今後日本でユーザーが増えていけば、他企業のタスク管理ツールと同様、日本語対応も時間も問題なのではないかと思います。
利用している会社は、全世界で250,000社以上、有名なところだと「NETFLIX社」や「Shopify社」といった有名企業もこのAirTableを利用しています！
Airtableの機能
Airtableは、先に紹介したAsanaやNotionに搭載されていた「リストビュー（グリッドビュー）」「カンバンビュー」「カレンダービュー」「ギャラリービュー」「タイムラインビュー」「ガントチャートビュー」を全て網羅しています。
特に、「リストビュー」は、Excelやスプレッドシートに似た使用感となっているため、Excelやスプレッドシートを使っている人にとってはとても使いやすいと思います。
また。この「リストビュー」で作ったデータを他のビューに変換も無制限にできるのも、AirTableの強みです！
AirTableについては別記事でより詳細に解説しておりますので、よければぜひ見てみてください。
AirTableのプラン・金額
| プラン | 月額料金 |
|---|---|
| Free | $0 |
| Plus | $10/月/ユーザー |
| Pro | $20/月/ユーザー |
| Enterprise | Ask |
Proプランまでは「最初の1ヶ月間はトライアル期間で無料」なので、まずはトライアルでProプランを使ってみて、以降も使っていくかどうか、検討されるのがオススメです！
トライアル期間後の費用は、
・Plusプラン→$10/月 ×ユーザー数
・Proプラン→$20/月 ×ユーザー数
・Enterpriseプラン→個別見積もり
となっていますが、現在AirTable社では「ユーザー招待クレジット付与」と称して、
「AirTableに招待した人数×$10」をポイントとしてもらえるキャンペーンを実施しています！
例えば、10人をAirTableに招待すれば、$100（日本円で約11,000円分！！）分無料でAirTableを利用できることになります！
これを上手く使えば、「トライアル期間後も無料で利用できる可能性」があります！
AirTableの短所
AirTableの短所は、「UIが英語」であることです。データの作成・入力・項目の作成などは日本語入力可能ですが、公式HPなどが全て英語なので、機能について調査をするなどの場合に少々不便かもしれません。
AitTableの利用に向いている人・業務、向いていない人・業務はどんなもの？
向いている人・業務
・タスク管理の情報をデータベースとしても扱いたい
・Excelに近い使用感でタスク管理を行いたい
という人にとってはNotionは有用かと思われます。
向いていない人・業務
・社内ポータルとして活用したい
・初期設定なしに、すぐに利用を開始したい
という場合はあまりAirTableはお勧めできません。
最後に 当社がおすすめするツール
4つのタスク管理ツールをご紹介してまいりましたが、
弊社一押しなのは、ズバリ「AirTable」です！弊社も社内管理ツールとしてAirTableを利用していますが、
・営業管理（新規開拓フェーズ・受注見込・受注確定・失注等の管理）
・経理管理（売上管理、入金管理）
・事務管理（見積書発行・書類データ管理）
・プロジェクト管理（業務別の担当割りふり・スケジュール管理）
などの業務を全てAirTableでできることから、AirTableを採用しました。
（見積書の自動作成などもAirTableでできます。この辺りの便利な機能は別記事にて詳しく解説します）
AirTableを利用したい方
上記の利用登録ボタンからアクセスし、
・メールアドレス
・名前
・パスワード
を設定するだけでOKです！（片山 invited you!と出ますが、片山とは私の名前です笑）
弊社では今後もタスク管理ツールの紹介や、タスク管理ツール導入支援を行なってまいりますので、
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